Schädlingsdokumentation für das Audit Was Auditor und Veterinäramt sehen wollen

Ein Auditor sieht Ihren Betrieb wenige Stunden, meist einmal im Jahr. Er kann nicht beurteilen, ob vor acht Monaten eine Ratte im Anlieferbereich war und was danach passiert ist. Er kann nur prüfen, ob es dazu Unterlagen gibt und ob sie schlüssig sind. Deshalb läuft das Kapitel Schädlingsbekämpfung in fast jedem Audit gleich ab: Der Prüfer will die Schädlingsdokumentation sehen, blättert oder klickt sich durch, sucht sich zwei oder drei Stationen heraus und geht dann in den Betrieb, um zu prüfen, ob die Station wirklich dort hängt, wo der Plan sie zeigt. Dasselbe macht die Lebensmittelüberwachung des Veterinäramts bei der Routinekontrolle, nur kürzer.

Rechtlich hängt das an der EU-Hygieneverordnung. Die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt in Artikel 4 die Einhaltung der allgemeinen Hygienevorschriften, zu denen in Anhang II Kapitel IX der Schutz von Lebensmitteln vor Schädlingen gehört, und in Artikel 5 ein Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen samt Nachweis. Ein Nachweis ohne Unterlagen ist keiner. IFS Food und BRCGS sind dagegen private Standards, die Handel und Industrie ihren Lieferanten vorgeben. Sie sind kein Gesetz, gehen aber in der Tiefe weiter und entscheiden über das Kundenaudit. Die Basis für beides ist ein laufendes Schädlingsmonitoring mit Dokumentation, das nicht erst vor dem Audit beginnt.

Eine vollständige Schädlingsakte, als Ordner oder digital, besteht aus acht Bausteinen. Der Auditor geht sie in dieser Reihenfolge durch, und jede Lücke kostet Punkte oder wird zur Abweichung. Der Vertrag mit dem Fachbetrieb steht vorn, weil er festlegt, wer was in welchen Abständen tut. Danach folgen die Nachweise, dass die Techniker das dürfen, was sie tun, und dann die eigentlichen Arbeitsunterlagen: Plan, Berichte, Auswertung, Maßnahmen. Am Ende stehen die Unterlagen zu den eingesetzten Mitteln und der Plan für den Fall, dass zwischen zwei Kontrollen etwas passiert.

Wichtig ist, dass die Bausteine zusammenpassen. Der Vertrag nennt ein Kontrollintervall, die Berichte müssen genau dieses Intervall zeigen. Der Plan nennt 42 Stationen, der Bericht muss 42 Befunde enthalten. Der Bericht meldet Nagespuren an Station 17, die Maßnahmenliste muss zeigen, was daraufhin geschehen ist und wann es erledigt war. Prüfer lesen quer, nicht nur einzeln. Eine Akte, in der jedes Dokument für sich ordentlich aussieht, aber die Zahlen nicht zueinander passen, fällt schneller auf als eine dünne Akte ohne Widersprüche.

• Vertrag mit dem Fachbetrieb: Leistungsumfang, Stationen, Kontrollintervall, Ansprechpartner auf beiden Seiten.
• Sachkundenachweise der Techniker, die im Betrieb arbeiten, mit Namen und Gültigkeit.
• Lageplan mit allen Stationen und Monitoren, nummeriert und mit Datum der letzten Änderung.
• Kontrollbericht je Termin mit Befund je Station, Unterschrift oder digitaler Freigabe.
• Trendauswertung je Station und je Bereich über mindestens zwölf Monate.
• Maßnahmenliste mit Verantwortlichem, Frist und Erledigungsvermerk, auch für bauliche Punkte und Reinigung.
• Sicherheitsdatenblätter und Zulassungsnummern der eingesetzten Mittel sowie ein Notfallplan für Befall zwischen den Kontrollen.

Der Lageplan ist das Dokument, das der Auditor mit in den Betrieb nimmt. Jede Köderstation, jeder Schabenmonitor, jede UV-Lichtfalle hat eine Nummer, die auf dem Gerät klebt und im Plan steht. Wird eine Station versetzt, weil ein Regal umgezogen ist oder ein Tor zugemauert wurde, wandert die Nummer im Plan mit, und der Plan bekommt ein neues Änderungsdatum. Alte Planversionen bleiben in der Akte, damit ältere Berichte lesbar bleiben. Ein Plan, der bei der Einrichtung gezeichnet und danach nie angefasst wurde, ist der häufigste Grund für eine Abweichung, die sich leicht vermeiden lässt.

Der Kontrollbericht je Termin listet jede Station mit Befund: keine Aktivität, Fraß, Kot, Nagespuren, Fang, beim Monitor die Zahl der Tiere je Art. Ein Kreuz bei „kontrolliert“ reicht nicht, der Befund muss ablesbar sein. Bei Nagern steht dazu, ob und wo Köder ausgebracht wurden, welches Mittel, wie viel und wann es wieder entnommen wurde. Bei Schaben zählt der Klebemonitor, bei Fliegen die Folie der Lichtfalle. Wird bei einer Kontrolle Befall festgestellt, folgt die Rattenbekämpfung als eigener Vorgang mit Beginn, Maßnahmen und Abschluss im Protokoll; bei Schaben und Fliegen gilt dasselbe.

Die Trendauswertung macht aus den Einzelberichten ein Bild. Sie zeigt je Station und je Bereich, wie oft in den letzten Monaten Aktivität war, und deckt Muster auf: Station 3 am Rolltor schlägt jeden Herbst an, der Schabenmonitor hinter der Spülmaschine hat seit dem Umbau Ruhe, die Lichtfalle an der Rampe zählt im Sommer doppelt so viele Fliegen wie im Winter. Für den Auditor ist der Trend der Beleg, dass Sie Ihre Daten nicht nur sammeln, sondern lesen. Für Sie ist er die Grundlage, um Stationen zu verschieben oder Ursachen anzugehen.

Die meisten Abweichungen im Kapitel Schädlingsbekämpfung entstehen nicht durch Schädlinge, sondern durch Lücken in der Akte. Der Papierordner ist der Klassiker: Der Bericht vom Frühjahr fehlt, weil der Techniker ihn im Büro abgegeben hat und er dort liegen blieb. Die Sachkundenachweise stammen von Technikern, die längst nicht mehr kommen. Der Vertrag ist die Fassung von vor dem letzten Umbau und nennt eine andere Stationszahl. Jede dieser Lücken ist schnell erklärt, aber der Auditor darf nur bewerten, was vorliegt.

Inhaltlich wiegt schwerer, wenn ein Befund ohne Maßnahme bleibt. Steht in drei Berichten hintereinander „Kot an Station 9“ und daneben nichts, sieht der Prüfer ein System, das meldet, aber nicht reagiert. Genauso schwer wiegt seit dem 01.07.2026 die Dauerbeköderung: Köderstationen, die ohne festgestellten Befall mit Antikoagulanzien bestückt bleiben, sind nach den Zulassungsauflagen der Biozid-Verordnung (EU) 528/2012 ohne Ausnahme unzulässig, auch in Lebensmittelbetrieben. Ein Bericht, der über Monate Giftköder ohne Befund ausweist, ist deshalb keine Formsache mehr, sondern ein Rechtsverstoß, den ein Auditor benennen muss.

• Stationen im Betrieb versetzt, aber im Lageplan an der alten Stelle eingezeichnet.
• Kontrollbericht mit Haken statt Befund, sodass nicht erkennbar ist, was der Techniker gesehen hat.
• Befund über mehrere Termine ohne Eintrag in der Maßnahmenliste.
• Giftköder in Stationen ohne festgestellten Befall, seit 01.07.2026 ohne Ausnahme untersagt.
• Sicherheitsdatenblätter zu Mitteln, die längst nicht mehr eingesetzt werden, und keines zum Mittel im Einsatz.
• Bauliche Mängel wie offene Sockelfugen, im Bericht seit Monaten genannt, aber ohne Frist und Verantwortlichen.

IFS Food und BRCGS Food Safety sind Standards des Handels, keine Gesetze. Wer für Handelsketten oder große Verarbeiter liefert, bekommt sie per Liefervertrag auferlegt, und ihre Anforderungen an die Schädlingsbekämpfung gehen deutlich über die Hygieneverordnung hinaus. Beide verlangen eine Risikoanalyse des Standorts: Welche Schädlinge sind hier wahrscheinlich, welche Bereiche sind empfindlich, wo kommen Rohstoffe an, wo geht Abfall raus. Aus dieser Analyse ergibt sich, wo Stationen hängen und wie oft kontrolliert wird. Ein Intervall, das nur aus dem Vertrag stammt und nicht aus der Risikoanalyse, wird im IFS-Audit hinterfragt.

Dazu kommt die Trendanalyse als Pflicht, nicht als Kür: Der Auditor will sehen, dass jemand im Betrieb die Auswertung regelmäßig liest, bewertet und daraus Maßnahmen ableitet, mit Datum und Unterschrift. Er will die Wareneingangskontrolle auf Schädlinge sehen, also die Prüfung von Paletten, Kartons und Rohstoffen bei der Anlieferung. Er fragt nach der Verpflichtung des Fachbetriebs, nach dem Ablauf bei Befall zwischen zwei Kontrollen und nach dem Jahresbericht des Dienstleisters. Und er prüft, dass die Verantwortung im Betrieb bei einer benannten Person liegt, nicht „beim Dienstleister“. Wer das alles in einer Akte zusammenhält, hat das Kapitel meistens schon bestanden.

Die einfachste Art, die genannten Fehler zu vermeiden, ist eine digitale Erfassung vor Ort. Der Techniker trägt jeden Befund am Tablet oder Handy direkt an der Station ein, fotografiert Fraßspuren, Kot oder eine beschädigte Station und schließt den Termin ab. Der Bericht entsteht daraus und geht am selben Tag per E-Mail an die benannte Person im Betrieb. Nichts liegt im Büro, nichts geht auf dem Weg verloren, und der Bericht ist fertig, wenn der Techniker vom Hof fährt. So arbeiten wir bei jedem Kontrolltermin.

Für das Audit heißt das: Sie öffnen einen Ordner am Rechner und haben sämtliche Berichte, den Stationsplan mit Änderungsverlauf, die Trendauswertung und die Nachweise beieinander, jederzeit abrufbar. Fotos zeigen dem Auditor, wie ein Befund aussah und wie die Stelle nach der Maßnahme aussieht, ohne dass er es glauben muss. Der Trend wird aus den Daten gerechnet, nicht per Hand in eine Tabelle übertragen. Wenn Sie uns einen Audittermin nennen, prüfen wir die Unterlagen vorher auf Vollständigkeit und ergänzen, was fehlt. Was bleibt, ist Ihre eigene Pflege: Maßnahmen aus dem Bericht abarbeiten und den Erledigungsvermerk setzen.

Vier Wochen reichen, um eine unvollständige Akte auditfähig zu machen, wenn Sie strukturiert vorgehen. In der ersten Woche gehen Sie die acht Bausteine durch und schreiben auf, was fehlt oder widersprüchlich ist. Fordern Sie beim Fachbetrieb die fehlenden Berichte, die Sachkundenachweise der Techniker, die Sicherheitsdatenblätter und die Zulassungen der eingesetzten Mittel an. In der zweiten Woche gehen Sie mit dem Techniker durch den Betrieb: Jede Station wird mit dem Plan abgeglichen, versetzte oder fehlende Stationen werden nachgetragen, der Plan bekommt ein neues Datum.

Die dritte Woche gehört der Maßnahmenliste. Jeder Befund aus den letzten zwölf Monaten braucht einen Eintrag: Was wurde getan, von wem, wann erledigt. Offene bauliche Punkte bekommen einen Verantwortlichen und eine Frist, auch wenn die Erledigung erst nach dem Audit liegt; ein datierter Plan zählt mehr als ein Mangel ohne Reaktion. In der vierten Woche lesen Sie die Akte wie ein Auditor: quer, mit Stichproben, mit dem Plan in der Hand im Betrieb. Wer in Hagen und Umgebung einen Fachbetrieb dafür braucht, kann uns anrufen. Am Telefon klären wir, was zu tun ist, was der erste Termin kostet und wann ein Termin möglich ist.

Die Schädlingsdokumentation ist eine gemeinsame Akte, und der Auditor prüft beide Seiten. Der Fachbetrieb liefert den Vertrag, die Sachkundenachweise, den gepflegten Lageplan, die Kontrollberichte je Termin, die Trendauswertung, die Unterlagen zu den Mitteln und die Hinweise zu Ursachen, die er bei jedem Rundgang notiert: offene Tore, Paletten an der Wand, Spalten im Sockel, Futterreste am Müllplatz. Bei Befall bekämpft er und dokumentiert den Vorgang bis zum Abschluss.

Der Betrieb pflegt, was der Fachbetrieb nicht pflegen kann. Den Reinigungsplan mit Nachweis, dass hinter Maschinen und unter Regalen gereinigt wird, weil dort Schaben und Mäuse Futter finden. Die baulichen Maßnahmen aus der Maßnahmenliste, vom Bürstenstreifen am Tor bis zur Abdichtung der Kabeldurchführung, mit Erledigungsvermerk. Die Wareneingangskontrolle, bei der Paletten und Kartons auf Kot, Fraß und lebende Tiere geprüft werden, mit Eintrag je Lieferung. Und den Notfallplan, der festlegt, wer bei einer Sichtung zwischen zwei Kontrollen was tut und wen er anruft. Wer diese Aufgabenteilung kennt, hat im Audit auf jede Frage eine Antwort.

• Fachbetrieb: Vertrag, Sachkundenachweise, Lageplan, Kontrollberichte, Trend, Sicherheitsdatenblätter, Bekämpfung bei Befall.
• Betrieb: Reinigungsplan mit Nachweis, bauliche Maßnahmen mit Erledigung, Wareneingangskontrolle, Notfallplan, benannte Verantwortliche.
• Gemeinsam: Begehung vor dem Audit, Abgleich von Plan und Betrieb, Bewertung des Trends mit Datum und Unterschrift.